Videokonferanse: 5 tips til økt lønnsomhet

Av Anders Weinholdt 20. oktober 2016

Datametrix_8111.jpgMed enkle og bevisste grep kan du få god valuta for pengene som er lagt i bedriftens videokonferanseutstyr.

Ikke så sjelden får jeg tilbakemeldinger om at videokonferanseutstyret ikke svarer til forventningene og blir brukt langt mindre enn planlagt. Faktum er at du sitter på et redskap som kan gi positiv effekt på bunnlinjen. Her skal du få noen tips om hvorfor og hvordan.

 

1. Tettere samarbeid over tid

Min erfaring er at kombinasjonen av fysiske møter og videomøter gir et godt og effektivt samarbeid i prosjektene. Partnere i et prosjekt har naturlig nok behov for å komme sammen med jevne mellomrom i felles lokale, men de kan forlenge effekten av disse møtene ved å ha hyppige møter på video. Samhandling på skjerm med video og deling av dokumenter og planleggingsverktøy gir en nærhet som utnytter hodene bedre.

Arbeidet blir mer effektivt og kan til og med føre til at teamet leverer raskere eller mer som følge av en mer kraftfull samhandling.

Du oppnår med andre ord mer enn bare å spare tid og penger på grunn av færre reisedøgn.

 

2. Bedre samhandling gjennom videomøter

I et videomøte opplever du en sterkere tilstedeværelse enn i et telefonmøte der du kun hører stemmene til deltakerne. Det henger sammen med at folk ikke sysler med andre ting på skrivebordet når de har et kamera foran seg.

Du får med deg mer av hva som skjer ved det virtuelle møtebordet. Hvis dere er to deltakere i et telefonmøte og det blir helt stille i den andre enden, kan du fort bli usikker på hva som skjer. På video ser du umiddelbart at den andre leter frem dokumenter på pc-en eller er i ferd med å notere seg noen punkter.

 

3. Enklere tilgang til ekstra ressurser

Fremdriften i et planleggingsmøte kan stoppe opp fordi dere mangler vital informasjon. Med den rette videoløsningen kan en spesialist på det aktuelle området kjapt kalles opp og kobles inn i møtet fra der vedkommende befinner seg. Hvis alternativet er et fysisk møte, kan realiteten fort bli at planleggingen settes på vent. Dere må kanskje vente et par dager og sette opp et nytt møte for at spesialisten skal få bestilt reise og komme seg på plass. Med en videoløsning kan fagressursen komme inn i møtet der og da. Slik sparer virksomheten fort både tid og penger - og holder tidsplanen.

 

4. Sliter ikke ut medarbeidere

Et tradisjonelt prosjektmøte medfører gjerne at en håndfull mennesker må fly inn til møtestedet for intens jobbing den tiden de er samlet - før alle skal tilbake igjen. Med færre slike møter og mer hyppig oppfølging på video, blir ikke slitasjen på menneskene så stor. Mindre slitne medarbeidere betyr vanligvis bedre resultater, samtidig som du høster HMS-effekter.

 

5. Lavere opex

Mindre reising har effekt på flere måter. Lavere reisekostnader gir lavere driftskostnader, samtidig som det går bort mindre tid til «ikke-arbeid» på reisen. Med andre ord får du mer igjen for lønnsutgiftene. Ja, medarbeiderne er flinke til å utnytte dødtid på flyplasser etc. til å jobbe på laptop-en, men den arbeidstiden blir oppstykket og er ikke så effektiv. I praksis fører reising til mye tapt arbeidstid.

 

Enkelt å bruke

En forutsetning for alle disse effektene er velfungerende løsninger for digital samhandling som faktisk blir brukt. Du må legge noen kroner i løsningen, men høster smått med gevinster hvis kameraene står i stand by. Her er det nødvendig å legge en strategi for bruk av videokonferanse, slik at du får en løsning som er enkel å bruke. Se vår e-guide 5 fordeler med videokonferanse. Du kan med fordel samarbeide med en leverandør av videokonferanseutstyr for rådgiving på optimal løsning. Gi medarbeiderne en innføring i møteteknikk og de sentrale tekniske funksjonene. Når de mestrer dette, og slipper å bruke verdifull møtetid på å få frem lyd og bilde og lære dokumentdeling «på direkten», vil de også bruke løsningen.

 

Dette er noen av mine refleksjoner over hvordan videokonferanse kan påvirke bunnlinjen. Du kommer sikkert til å gjøre deg egne erfaringer. Del dem gjerne med kolleger og partnere.

New Call-to-action

New Call-to-action

Temaer: Samhandling


Av: Anders Weinholdt

Systemarkitekt Samhandling

Kommentarer

Om Datametrix-blogg

Datametrix-blogg leverer innsikt om digitalisering, samhandling, sikkerhet og nettverksinfrastruktur.

Besøk www.datametrix.no

New Call-to-action

Siste innlegg

5 geniale tips for bruk av kontaktsenter
Hvor lett kan mobilen din hackes?
Slik kan kontoret gjøre deg smart
Smarte bygg er delingsøkonomi i praksis
Vil roboter ta over jobben din?